Por: Daniel Ortiz Plata, A55K – CAMA – CMRP – PSCM, Mag. en Gerencia de Mantenimiento
Resumen
Entre los conceptos claves a manejar en el grupo de normas de gestión de activos de la serie ISO 55000 se encuentra el “balance del costo–riesgo–desempeño”. A pesar que la misma norma ISO 55001 hace referencia a la gestión de riesgos, basada en la ISO 31000, se percibe una discrepancia referente al uso o aplicación de dicho concepto, lo que puede llevar a confusiones.
En este trabajo se plantea la relación intrínseca entre riesgo, costo y desempeño, la cual se observa al realizar valoraciones de riesgos. El concepto “balance costo-riesgo-desempeño” podría aplicarse cuando las valoraciones de riesgos requieran de análisis paramétricos de los diferentes objetivos y consecuencias.
Introducción
Cuando se está en un proceso de toma de decisión sobre los activos físicos productivos de una empresa (por ejemplo, sobre hacer o no hacer un proyecto, sobre un cambio de equipo o sobre una inversión en repuestos), se miden, generalmente, los costos de las alternativas teniendo en cuenta los objetivos y desempeño(s) esperados de dicho proyecto. La decisión se toma en la mayoría de los casos escogiendo la que menor riesgo “negativo” o mayor riesgo “positivo” genere al negocio, dependiendo del apetito de riesgo que cada empresa (o su dirección del momento) tenga.
El presente documento presenta los planteamientos incluidos en la familia de normas ISO 55000 sobre el concepto “Balance Costo-Riesgo-Desempeño”, y lo confronta con lo planteado para la “Valoración y Tratamiento de riesgos”, incluido también en las mismas normas. Se busca de esta manera identificar, aclarar y establecer las características de un modelo de toma de decisión simple y efectivo, que pueda ser aplicado en el día a día del trabajo.
El presente estudio tuvo su inicio al observar que en la definición de “Riesgo” (en cualquiera de las normas citadas hasta ahora) se incluyen las variables “Costo” y “Desempeño”. Esto es evidente al analizar los riesgos de un evento, de un proyecto o de cualquier evento potencial de la empresa, pues la valoración de riesgos implica tener que reconocer de forma clara: a) los objetivos, esto es, los resultados esperados (desempeño), b) los efectos (consecuencias, como el costo), y, c) la probabilidad de ocurrencia de cada uno de los factores. Esto nos llevaría a reconocer que el costo y el desempeño son conceptos intrínsecos a la valoración del riesgo.
El concepto “Balance Costo-Riesgo-Desempeño” en las normas ISO 55000
En primera instancia, vale la pena revisar la forma en que se presenta el concepto en cuestión dentro de las normas ISO 55000. A continuación, se listan los capítulos donde se menciona el concepto dentro de los tres documentos de estas normas.
ISO55000
Los siguientes son los capítulos donde se incluyó el concepto:
- Capítulo 2: Gestión de Activos, 2.1 General
“[…] con el fin de alcanzar el balance deseado de costo, riesgo y desempeño.”
- Capítulo 2: Gestión de Activos, 2.2 Beneficios de la gestión de activos
“b) decisiones de inversión en activos basadas en información: permite a la organización mejorar la toma de decisiones y un eficaz balance de costos, riesgos, oportunidades y desempeño”
- Capítulo 2: Gestión de Activos, 2.5.2 Beneficios de un sistema de gestión de activos
“c) Las funciones financieras se benefician de mejoras en datos y enlaces […] – Los procesos de toma de decisiones basadas en riesgo de la organización pueden resultar más efectivos si se abordan en conjunto los riesgos financieros y de los activos y equilibrando desempeño, costos y riesgos.”
- Capítulo 3: Términos y definiciones, 3.3.1 Gestión de Activos
“Nota 1 a la entrada – La obtención de valor generalmente implicará balance de costos, riesgos, oportunidades y beneficios de desempeño.”
ISO55001
Esta norma no contiene referencia alguna al concepto.
ISO55002
Los siguientes son los capítulos donde se incluyó el concepto:
- Capítulo 6: Planeación, 6.1.1 Propósito y contenido de la planeación
“considere los costos, el desempeño y los riesgos relacionados al portafolio de activos al aplicar los criterios de toma de decisión de la organización y enfoque para la gestión de riesgos”
- Anexo A, A.8 Costo, riesgo, desempeño y valor
“ISO 55000: 2014, 3.3.1, identifica la necesidad de balancear el costo, el riesgo y el desempeño en la generación de valor. Costo, riesgo y desempeño se relacionan de manera diferente al valor […]”
- Anexo F, F.3 “Aspectos financieros de la planeación de la gestión de activos
“Al hacerlo, deben considerar el equilibrio entre costo, riesgo, desempeño y generación de valor (ingresos u otro tipo de generación de valor)”
A pesar de las numerosas citas del concepto “Balance de costo-riesgo-desempeño”, en ninguna de ellas se presenta una definición concreta o específica, ni se menciona cómo realizar dicho balance.
Definición de Riesgos y el método de valoración de riesgos
Dado que las tres normas de la serie ISO 55000 tienen como punto central el análisis de riesgos, se presenta a continuación la definición dada por la norma ISO 31000:
“Riesgo: efecto de la incertidumbre sobre los objetivos
Nota 1 – Un efecto es una desviación sobre lo esperado – positivo o negativo
Nota 2 – Objetivos pueden tener diferentes aspectos (tales como financieros, salud, seguridad, y metas ambientales) y pueden aplicar en diferentes niveles (tales como estratégicos, a lo largo de la organización, proyecto, producto y proceso)
Nota 3 – Riesgo se caracteriza generalmente por la referencia al potencial evento y las consecuencias, o una combinación de estos.
Nota 4 – Riesgo se expresa generalmente en términos de una combinación de consecuencia de un evento (incluyendo cambios en las circunstancias) y la probabilidad asociada de ocurrencia.”
Con base en esta definición, se han planteado diferentes formas de valorar los riesgos (la norma ISO 31010 presenta una buena cantidad de métodos), de las cuales la más utilizada es la que, cualitativa o cuantitativamente, le da un valor a las dos variables, consecuencias (o efectos) y probabilidad de ocurrencia, y las multiplica utilizando una matriz (conocida como Matriz de Valoración de Riesgos) o formulaciones matemáticas. El resultado con cualquiera de las formas que se utilice debe facilitar el camino hacia la toma de decisiones en torno a qué hacer.
El concepto Riesgo en la serie de normas ISO 55000
El término riesgo está incluido en las normas de gestión de activos de diferentes maneras. A continuación, se presenta un resumen sobre cómo este ha sido utilizado en las tres normas de la serie 55000.
ISO55000
Se observan diferentes enfoques:
- Manejo del riesgo,
- Balance costo-riesgo-desempeño,
- Riesgo inherente,
- Marco de trabajo del riesgo,
- Enfoque basado en el riesgo, y
- Control de riesgos.
Aparece en 13 páginas de las 19 del contenido y se destaca que se menciona como parte fundamental para las fases de planeación y mejora continua.
ISO55001
Al igual que en la 55000, tiene variados enfoques o formas de utilizar el término “riesgo”. Se destacan las siguientes aplicaciones:
- En la introducción, se refiere a su aplicación tal como se define en la ISO 31000. Sin embargo, en otras secciones se refiere a “riesgos y oportunidades”, lo que resulta diferente al sentido inicial del término.
- Como se comentó anteriormente en la explicación de las normas, en esta norma no aparece ni se menciona el concepto “costo-riesgo-desempeño”, apareciendo el concepto riesgo de forma independiente.
- Se incluye el término “riesgo” como un requerimiento (“Shall”, en inglés, o Debe) en casi todos los capítulos, desde el liderazgo hasta la evaluación del desempeño.
ISO55002
Se destaca la mención sobre el uso de “riesgo” en múltiples aspectos:
- Se requiere trabajar el riesgo en todos los niveles de la organización.
- Se requiere trabajar la actitud hacia el riesgo, integrándolo a todos los procesos y competencias del personal relacionados con la gestión de activos.
- La política de riesgos debe estar alineada con la política de gestión de activos.
- Se incluye un subcapítulo específico al tema (6.1.2, capítulo de planeación)
Todos los capítulos que comprenden el sistema de gestión de activos tienen referencia a la evaluación, tratamiento y control de los riesgos. Lo más destacado en esta norma es la inclusión del riesgo en el anexo D, “Toma de decisiones en gestión de activos”, incorporándolo como “enfoque basado en riesgos para la toma de decisiones”, además de los criterios para la valoración de riesgos y el marco de acción. Curiosamente, el concepto de “balance costo-riesgo-desempeño” no está incluido en el Anexo D.
Planteamiento de la relación del Costo y del Desempeño con el Riesgo
Para iniciar el planteamiento, se observa primero la necesidad de responder la siguiente pregunta: ¿Qué relación tienen el costo y el desempeño con respecto al riesgo? La respuesta que se plantea, basados en la definición de riesgo dado por la ISO 31000, es que ambos están incluidos como consecuencias o como objetivos inherentes. Por lo tanto, estos deberían ser parte del análisis del riesgo.
La primera observación que se puede hacer es la del costo como una consecuencia, o sea, parte del análisis del riesgo. Toda decisión que se vaya a tomar para obtener los objetivos tendrá efectos financieros, tanto de ingresos como de egresos. Entonces, el costo se puede presentar como el efecto financiero de una decisión que se va a tomar, y por ende debería incluirse en la variable de consecuencias (efectos) de la ecuación del riesgo. Aquí, el costo representa “egresos”, expresados en dinero que se tendría que invertir para que un evento se desarrolle tal como se planea para obtener los objetivos. El costo sería parte de los aspectos “negativos” del riesgo.
A manera de ejemplos, hay dos situaciones donde se aprecia este aspecto.
- El primer ejemplo, está relacionado con la decisión de adquirir un activo (equipo) determinado o continuar con el actual. Al aplicar la metodología Costeo del Ciclo de Vida, los egresos se deben cruzar con los ingresos para ver el resultado final, positivo o negativo, de cada alternativa. El estudio se basa en identificar los diversos flujos de dinero (positivos son los ingresos y negativos son los costos) que a lo largo de un período de tiempo establecido tienen “probabilidad” de presentarse. Todos los flujos de dinero se llevan a un mismo punto en el tiempo, generalmente al inicio del proyecto, aplicando el concepto de Valor Presente Neto.
- El segundo ejemplo, está relacionado con la decisión de tenero no tener repuestos en Al aplicar la metodología Repuestos Alineados con Riesgo y Confiabilidad – RARC, la decisión se debe tomar por la alternativa de menor riesgo negativo. En este caso solo hay dos alternativas, “tener” o “no tener” un repuesto en el inventario, las cuales se ven reflejadas contablemente en la cuenta de activos corrientes. La alternativa de “tener” se analiza por su consecuencia financiera, esto es, cuánto puede llegar a costar (efecto) la tenencia del inventario de repuestos en almacén. Generalmente, el cálculo se realiza utilizando una probabilidad anual de ocurrencia con el fin de facilitar el análisis. La alternativa de “no tener” se analiza por el efecto que esta puede generar sobre la producción u operación, cuando se necesite un repuesto y no esté disponible. En este caso, la probabilidad suele definirse sobre el tiempo medio entre fallas (TMEF) para el modo de falla relacionado con la parte o repuesto en estudio – teórico o histórico –. Para efectos de facilitar el análisis, dado que los TMEF suelen ser muy superiores a 12 meses, se calcula el efecto financiero anual para así compararlo con la otra alternativa. No obstante, cuando el efecto de “no tener” el repuesto no es financiero, sino que afecta otras categorías o factores empresariales, como puede ser Personas, Ambiental, Imagen, Producción, Servicio, entre otros, el análisis se debe realizar utilizando la herramienta conocida como Matriz de Valoración de Riesgos (MVR), construida para cada empresa.
La segunda observación que se puede hacer, también sobre el costo, es que puede calificarse desde un comienzo como un objetivo. En ese caso, suele plantearse desde el comienzo que los costos pueden estar en un rango especifico, de nuevo, como parte de los objetivos. Así mismo, las alternativas que se analicen, deberán primero cumplir con este requisito y después si hacérseles el análisis de riesgos.
En cuanto a la relación entre el riesgo y el desempeño, se observa que este último está incluido en el resultado esperado o en los objetivos que queremos alcanzar. En algunos casos, el desempeño no puede medirse solo en dinero y no tiene un solo valor de aceptación, por lo que suele representarse en escalas, de la misma manera con se hace en las MVR para las categorías o factores empresariales. Es en estas matrices donde se asocia,en la práctica, el desempeño con el riesgo; cuando se está tomando una decisión, por ejemplo, sobre hacer o no hacer un proyecto, generalmente se miden los costos de las alternativas teniendo en cuenta los objetivos (desempeño) esperados. Por lo general, la decisión se toma al escoger la opción que menor riesgo “negativo” genere al negocio, dependiendo del apetito de riesgo que cada empresa tenga.
Hay un entendimiento generalizado de que la valoración de riesgos es una metodología relativamente simple, capaz de ayudar en y soportar la toma de decisiones. Con respecto al concepto balance costo-riesgo-desempeño, al no tener una definición explícita, puede entenderse como la misma valoración de riesgos. Sin embargo, al separar los conceptos costo, riesgo y desempeño, se genera una confusión al suponerlos como independientes, lo cual es opuesto a lo planteado en la ISO 31000.
A pesar del convencimiento que este análisis nos ha generado sobre la forma como se deben utilizar los conceptos de costo y desempeño dentro de la valoración de riesgos, debemos tener la capacidad de admitir que pueden llegar a existir condiciones que no son fácilmente identificables, o claras, para las situaciones que se han de analizar, tanto en sus objetivos (desempeño) como en sus consecuencias (costos). Pueden existir múltiples variaciones en los dos factores desde el mismo momento de definir los objetivos, por lo que, para algún caso en particular, se requerirían hacer análisis paramétricos. Para algunas personas, podría ser este el caso donde se hable de utilizar el concepto del balance costo-riesgo-desempeño, como herramienta para especificar objetivos y consecuencias, dentro de un estudio de valoración de riesgos.
Conclusiones y Recomendaciones
Después de revisar los conceptos presentados, se puede concluir que el balance costo-riesgo-desempeño está mencionado pero no está claramente definido (o, simplemente, no lo está) por las normas ISO 55000 ni tiene referencia a un documento en particular.
Con respecto a la metodología de valoración de riesgo, su explicación en la ISO 31000 es clara y es práctica su utilización. Dentro de esta explicación, tanto el costo como el desempeño, se indica que son inherentes al riesgo (no independientes de este último) y deben incluirse en cualquier análisis de riesgo.
Dentro de cualquier análisis de riesgo, los objetivos, las consecuencias y las probabilidades de ocurrencia deben estar claramente identificadas. En caso que la valoración requiera de análisis paramétricos de los diferentes objetivos y consecuencias dada su complejidad, tal vez se podría hablar de un balance costo-riesgo-desempeño.
Referencias
[1] ISO, 55000, Asset management – Overview, principles and terminology, 2014.
[2] NTC-ISO, 55001, Gestión de Activos – Sistemas de gestión – Requisitos, 2015.
[3] ISO, 55002, Asset management – Management systems – guidelines for the application of ISO 55001, 2018.
[4] ISO, 31000, Risk management – Guidelines, 2018.