…en Empresas Intensivas en Activos Productivos
1. Motivación
La búsqueda permanente de la reducción de capital de trabajo a través de la disminución del inventario de repuestos y la exigencia cada vez mayor de disponibilidad y confiabilidad de los equipos son condiciones que han estado, están y seguirán presentes en todas las empresas y más si se trata de empresas intensivas en activos productivos.
Sin embargo, estas condiciones son causa de constante contraposición al interior de las empresas que a su vez han generado resultados contrarios y poco satisfactorios en la mayoría de los casos.
Las soluciones que se han planteado hasta el momento han arrojado resultados parciales y aislados, con poca sostenibilidad. De allí, que los esfuerzos por desarrollar proyectos de optimización del inventario sean permanentes en la mayoría de las empresas.
La identificación de mejores prácticas y la comparación del desempeño entre empresas son herramientas muy utilizadas internacionalmente en varios sectores de la industria para mejorar y optimizar procesos de empresa. Ejemplo de ello son los Benchmark realizados en la industria de OIL & GAS para los procesos de operación y mantenimiento en Refinerías, Transporte y Producción, con muy buenos resultados.
En el tema de inventario de repuestos se ha identificado la ausencia de información específica y son constantes las solicitudes de información por parte de los Administradores de inventario (responsables por este proceso) a cerca de “cómo se están haciendo las cosas” en otras compañías y los requerimientos de asesoría para la identificación e implementación de mejores prácticas en la gestión de repuestos.
1.1. Beneficios
Dado este panorama, en ORTIZ RUIZ CONSULTORES S.A.S. estamos trabajando en la ejecución de un estudio de Benchmarking al proceso de Gestión del Inventario de Repuestos en Empresas Intensivas en Activos que cubra las necesidades identificadas de las empresas y vaya más allá que la simple entrega de datos e información, compartiendo con todos nuestros clientes – activos y potenciales – las mejores prácticas para la gestión del proceso de inventario de repuestos de tal forma que les permitan un mejor alineamiento entre las exigentes condiciones financieras y operativas, y una entrega de los repuestos con mayor oportunidad, menor costo y mayor confiabilidad de los equipos.
1.2. Productos a Entregar
Como parte del compromiso con nuestros clientes y buscando satisfacer sus necesidades particulares, habrán dos tipos de productos según la modalidad de participación (más detalles en el numeral 4.1), ya sea Participante Activo o Referencial.
Los participantes Activos recibirán un Informe Particular de resultados, donde se analiza y compara su posición individual frente a las demás empresas del estudio. Este informe será personalizado, responderá a las cláusulas de confidencialidad establecidas para el estudio y contendrá las recomendaciones que nuestros especialistas identifiquen al aplicar los datos suministrados en los modelos de Gestión Sistémica de Procesos de Empresa y Repuestos Alineados con el Riesgo y la Confiabilidad.
Adicionalmente, los participantes Activos tendrán a su disposición el Informe Global, donde se hace un análisis general sobre el estado del arte del proceso de Gestión de Inventario de Repuestos en las industrias consultadas.
Como contribución a la Gestión del Conocimiento en estos temas, los Administradores de Inventario de Repuestos de las empresas participantes en modalidad de Activo conformarán la Comunidad de Práctica donde podrán acceder a una red que les permitirá intercambiar experiencias, información y mejores prácticas, entre otros.
Los participantes que decidan hacer parte del estudio en la modalidad Referencial recibirán únicamente el Informe Global el cual ilustrará las prácticas utilizadas y los efectos que estas tienen sobre los resultados del proceso. En la medida que los datos suministrados por todos los participantes lo permitan, se publicarán los rangos en que se encuentran los indicadores de resultado y de medio del proceso.
1.3. Invitación
Extendemos así la invitación para que se unan a esta iniciativa, con la confianza de que redundará en un mejor resultado en el desempeño de su negocio. A continuación encontrarán los detalles más importantes del proyecto “Benchmarking al proceso de Gestión del Inventario de Repuestos en Empresas Intensivas en Activos Productivos”.
2. Objetivo
Realizar un estudio de Benchmarking a la “Gestión del Inventario de Repuestos” aplicado a las empresas industriales que cumplan con la definición “Intensivas en Activos Productivos”.
El acuerdo que se establezca entre las partes permitirá:
- Identificar oportunidades reales de mejoramiento en la gestión del inventario de repuestos a las empresas participantes.
- Conocer el “estado del arte” del proceso de Gestión de Inventario de Repuestos desarrollado en cada empresa participante.
- Motivar el intercambio de experiencias sobre el tema para construir lecciones por aprender en las empresas.
- Motivar la creación y operación de una comunidad de práctica (herramienta clave para la gestión del conocimiento) para que se facilite el intercambio de conocimiento, por demás muy difícil de crear y aún más difícil de retener en las empresas.
3. Aspectos Técnicos de la Propuesta
3.1. Características Generales
- Se utilizará la metodología Gestión Sistémica de Procesos de Empresa – GESPRE – donde se evalúan los seis elementos claves de cualquier proceso:
- Liderazgo y Gente,
- Métodos,
- Tecnología y Materiales,
- Datos e Información,
- Organización y Estructura y,
- Aseguramiento y Control de gestión.
Esta metodología ha sido desarrollada por ORTIZ RUIZ CONSULTORES S.A.S. y está alineada con las directrices de los modelos de Gestión de Activos descritos en la PAS-55 e ISO 55000.
En forma complementaria, para la evaluación de los aspectos técnicos del proceso se han utilizados los conceptos establecidos en la metodología Repuestos Alineados con Riesgo y Confiabilidad
– RARC -, diseñada por ORTIZ RUIZ CONSULTORES S.A.S para la definición de Qué Tener y Cuánto Tener en inventario.
- Se evaluarán las empresas a partir de un cuestionario proforma donde cada una deberá, bajo protección de los datos mediante acuerdo de confidencialidad, responder las preguntas siguiendo el Procedimiento Específico de Benchmarking creado por ORTIZ RUIZ CONSULTORES S.A.S.
- El análisis de los datos será realizado directamente por personal de ORTIZ RUIZ CONSULTORES S.A.S. y los resultados y conclusiones serán entregadas en dos formas:
- Informe Global, que mostrará las principales prácticas utilizadas por los participantes y los valores resultantes de los indicadores evaluados.
- Informe Particular, que reflejará la ubicación particular de cada empresa en el modelo de participación activa, tanto en prácticas como en indicadores y se entregarán recomendaciones particulares para el mejoramiento del proceso.
En forma simultánea, se motivará la creación de la comunidad de práctica de Administradores de Inventario de Repuestos en Empresas Intensivas en Activos Productivos a la cual podrán acceder los funcionarios que ejerzan dicho rol de las empresas con participación activa. Dentro de esta comunicad, los usuarios podrán compartir casos de “lecciones aprendidas” y conocer las experiencias registradas por otros participantes.
3.2. Entrega de Información
- Las empresas se comprometen a suministrar la información solicitada con la mayor veracidad posible.
- Se enviará el cuestionario de Benchmarking el cual contendrá las instrucciones para su diligenciamiento.
- La entrega o devolución del cuestionario diligenciado tendrá una fecha límite que será definida en su momento. Para garantizar la confiabilidad y oportunidad del estudio, es de vital importancia que todos los participantes entreguen el cuestionario resuelto en el tiempo y con la información debida.
- Cada empresa participante en la modalidad de Activo (ver modalidades de participación en el siguiente capítulo) tendrá una presentación de los resultados del estudio en fecha que se acordará conjuntamente, dentro del siguiente semestre a la entrega de los datos.
- La presentación que se haga de los resultados del estudio se hará sin mencionar los datos particulares de las empresas participantes del estudio, en concordancia con el acuerdo de confidencialidad firmado entre ORTIZ RUIZ CONSULTORES S.A.S. y cada una de las empresas participantes.
4. Aspectos Comerciales de la Propuesta
Las principales características comerciales del acuerdo son las siguientes:
4.1. Formalidad y costos:
- Suscripción formal mediante contrato comercial, con cláusula adicional de acuerdo de confidencialidad.
- Existirán dos modalidades de participación:
- Activo, la cual tendrá acceso a la comunidad de práctica, al Informe Particular de resultados y al Informe Global del estudio.
- Referencial, la cual recibirá solo el Informe Global del estudio.
- Se incluye en el acuerdo comercial una cláusula de compromiso sobre la “confidencialidad de la información” suministrada por las partes y por la metodología aplicada. Se destaca el hecho de que los resultados serán entregados sin mencionar el nombre de las empresas salvo el nombre propio de la compañía cuando se le entreguen sus resultados.
- Los costos que al interior de cada empresa impliquen las actividades relacionadas con el levantamiento, registro, procesamiento y envío de los datos serán cubiertos en su totalidad por cada empresa participante.
- Las empresas que deseen participar en el estudio deberán cancelar la cuota por cada estudio según sea la modalidad adoptada: Activo ó Referencial.
- El pago de la cuota para los participantes será de la siguiente forma: el 50% del valor al inicio del estudio (se enviará la factura de cobro al momento del envío del cuestionario para que sea diligenciado por la empresa participante) y el 50% restante a la entrega de los resultados.
- Las metodologías utilizadas son propias de ORTIZ RUIZ CONSULTORES S.A.S. lo que implica que las empresas participantes y sus funcionarios solo podrán hacer uso de ésta en otros estudios con el pleno consentimiento por escrito del representante legal de ORTIZ RUIZ CONSULTORES S.A.S.
4.2. Duración del acuerdo:
- La expectativa que se tiene del tiempo de duración de los estudios de Benchmarking son superiores a los diez años. Sin embargo, el acuerdo inicialmente tendrá una duración de dos años, prorrogables por mutuo acuerdo.
- El estudio se realizará cada dos años, por lo tanto cada empresa participante deberá cancelar cada dos años los derechos de participación en el estudio.
4.3. Valor de la participación:
- Para la modalidad de Activo: El valor total es de Seis Millones de Pesos ($6.000.000) por cada Centro de Administración de Inventario que participe en el estudio. En la medida que una empresa tenga varios Centros de Administración de Inventario de repuestos, se revisará el costo total.
- Para la modalidad de Referencial: El valor total es de Dos Millones Quinientos mil pesos ($2.500.000) por cada Centro de Administración de inventario que participe en el estudio.
5. Plan de Trabajo
El plan de trabajo comprende los siguientes hitos:
- Divulgación y promoción del estudio:
segundo trimestre del 2015 - Firma de acuerdos de participación:
tercer trimestre de 2015 - Envío de los cuestionarios:
tercer y cuarto trimestre de 2015 - Entrega del informes:
primer semestre de 2016
Glosario
Activo
Modalidad de participación en el estudio que ofrece a la empresa acceso a la comunidad de práctica, al Informe Particular de resultados y al Informe Global del estudio.
Bodega
Edificación o área física utilizada para almacenar materiales.
Centro de Administración de Inventario
Para efectos de la participación, el análisis de los datos y del valor de la cuota, es importante diferenciar entre Centro de Administración del Inventario y de las Bodegas. Una empresa puede tener varias bodegas pero bajo la administración de un solo centro (uno o varios administradores de inventario operando como un solo equipo de trabajo y compartiendo el inventario tanto en forma contable como en forma física), en cuyo caso se asociaría a una sola cuota para la participación.
Comunidad de práctica
Plataforma electrónica para facilitar la participación de los responsables de Inventarios de Repuestos para el intercambio de conocimiento.
Cuestionario
Conjunto de preguntas que deberán ser respondidas por cada empresa participante.
Empresa Intensiva en Activos Productivos
Empresas con alta cantidad y valor en activos físicos, cuya utilización es relativamente constante (ininterrumpible).
Informe Global
Informe general resultado del estudio, el cual no contiene menciones individuales ni particularidades para ninguna empresa participante.
Informe Particular
Informe individual para cada una de las empresas participantes en modalidad Activo. Este informe refleja su ubicación particular frente a las demás empresas, tanto en prácticas como en indicadores. Adicionalmente contiene recomendaciones para el mejoramiento del proceso.
Lecciones aprendidas
Documentación y organización de información producto de experiencias en el desarrollo de las actividades y que permitan afrontar situaciones similares en el futuro con una mejor preparación, mejores herramientas y elementos de juicio.
Participante
Empresa que hará parte del estudio.
Procedimiento Específico de Benchmarking
Pautas a seguir por las empresas participantes para diligenciar el Cuestionario.
Referencial
Modalidad de participación en el estudio que ofrece productos limitados, entregando únicamente el Informe Global del estudio.
Valor de participación
Costo que tiene el estudio de Benchmarking para que la empresa sea incluida como Participante con uno o varios Centros de Administración de Inventario.
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